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Prototyping & Ideas

技術・業務改善事例

日々の業務にある「ここが手作業だと大変…」を、身近なツールや技術の組み合わせで楽にする試作・検証モデルをご紹介します。

自主制作・検証モデル

※こちらは実際の現場運用を想定して自主的に制作した試作・検証モデルです。特定のパッケージ製品を押し付けるものではなく、現場ごとの業務フローに合わせて柔軟に仕組みを構築できます。

自主制作・検証モデル CASE 01

Googleツールで施設予約をシンプルに。

受付から承認・カレンダー登録までを自動化

  • Google フォーム
  • Google スプレッドシート
  • Google カレンダー
  • Google Apps Script (GAS)

課題よくある現場の「ここが手作業だと大変…」

転記の手間

フォームや紙の申込書を見ながら、管理台帳（スプレッドシートやExcelなど）へ1件ずつ手作業で入力している。

料金の計算

部屋タイプやプロジェクター等の備品、午前・午後・夜間といった時間帯ごとの計算に気を使う。

カレンダーの更新・修正

「仮押さえ」から「本確定」への変更漏れや、重複予約（ダブルブッキング）の確認に追われる。

仕組み身近なツールの連携で自動化（3ステップ）

1

予約入力
利用者

利用者はWebフォームから、希望の日時や必要な備品を選んで送信するだけ。

2

自動計算＆仮押さえ
裏側の処理

条件に合わせて利用料金を自動計算して一覧シートへ記録。同時にGoogleカレンダーへ「仮予約」として自動登録。

3

メール確認＆確定
管理者

事務局へ承認依頼メールが届き、一覧シート上でチェックを入れるだけで予約確定。カレンダーの表示も「確定」へ連動して切り替わります。

得られる効果この仕組みのポイント

  • スマホからでも迷わず選べるシンプルな入力画面。
  • 料金計算やスケジュール登録を連動させることで、日々の転記作業や変更漏れの不安を大幅に軽減します。
自主制作・検証モデル CASE 02

手書き申込書をAIで読み取り、Webフォーム・台帳へ連携

  • スマートフォン撮影
  • Gemini API
  • Google スプレッドシート
  • Webフォーム連携

課題よくある現場の「ここが手作業だと大変…」

紙運用の負担

窓口に来られる利用者の都合上、手書きの紙申込書を完全に廃止することが難しい。

入力の二度手間

紙を見ながらシステムや台帳へ1文字ずつ打ち直す作業に時間が奪われている。

仕組み紙の良さを残したままデータ化を支援（3ステップ）

1

スマホで撮影

届いた手書きの申込書をスマートフォンで撮影。

2

AIが文字を認識

生成AI（Gemini API）が画像内の手書き文字を読み取り、必要な項目（名前、日時、利用目的など）を抽出。

3

フォームに入力済みの状態で確認・送信

読み取った内容をもとに入力済みフォームのURLを発行。開くと内容が入力されたフォームが表示され、確認・修正して送信できます。

得られる効果この仕組みのポイント

  • 「現場のやり方をすべてデジタルに強制する」のではなく、既存の手書き運用に寄り添いながら管理側の入力負担を軽減。
  • 各項目をフォームの内容に反映し、最終確認だけを担当者が行うことで、無理のない省力化を実現します。
自主制作・検証モデル CASE 03

国税庁APIを利用した事業者情報の確認・更新

登録番号から事業者情報をまとめて確認

  • Google スプレッドシート
  • Google Apps Script (GAS)
  • 国税庁Web-API
  • 法人番号Web-API

課題よくある業務の「ここが手作業だと大変…」

登録番号からの確認

適格請求書発行事業者の登録番号をもとに、都度Webで検索して確認している。

1件ずつの検索・転記

検索結果を台帳へ1件ずつ手作業で転記しており、漏れや打ち間違いが起きやすい。

件数が増えると負担に

確認対象が増えるほど時間がかかり、定期的な再確認も後回しになりがち。

仕組み登録番号から事業者情報をまとめて確認（3ステップ）

1

登録番号を入力

スプレッドシートに確認したい事業者の登録番号をまとめて入力。

2

APIから情報を取得

国税庁Web-API・法人番号Web-APIから、事業者情報をまとめて取得。

3

結果を一覧で確認

取得結果を一覧シートへ反映し、登録状況や内容をまとめて確認・更新。

得られる効果この仕組みのポイント

  • 複数の事業者をまとめて確認
  • 登録状況を一覧で管理
  • 一定期間経過後に再確認
  • 最大1,000件を一括処理

1,000件で実測 約4分21秒*

※テスト環境・テストデータによる実測値です。通信状況等により処理時間は変動します。

「うちの業務でも、似たようなことできないかな？」と思ったら

「予約と同時に請求書も作成したい」「LINEで通知を受け取りたい」など、現場ごとに必要な形はさまざまです。
B-leavesでは、決まった製品を一方的に提案するのではなく、今あるやり方をお聞きした上で、身近なツールを組み合わせた無理のない改善をご提案します。

業務改善・ITの相談をしてみる

※「まだ具体的な形が決まっておらず、何から始めればいいか分からない」という段階でもお気軽にご相談ください。

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